“Analisis SWOT”

A.      LANDASAN TEORITIK

Catatan : Tahapan-tahapan dalam Manajemen Kerja

-         Tahap perencanaan kerja (planning)

-         Tahap Pelaksanaan kerja (ection)

-         Tahap Evaluasi kerja (evaluation)

Catatan : Kerangka Analisis SWOT

(Albert Humphrey : pemimpin proyek riset pada Universitas Stanfort pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data-data dari perusahaan Fortune 500)

-         Sebelum menentukan program kerja terlebih dahulu yang harus dilakukan adalah melakukan analisis kondisi suatu organisasi tersebut, baik kondisi internal maupun eksternal  dimana organisasi  itu berada.

-         Sebelum melakukan sebuat analisis maka harus terlebih dahulu melakukan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis/proyek atau program kerja.

-         Mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak mendukung dalam pencapaian tujuan tersebut.

-         Menentukan metode praktis untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam organisasi atau perusahaan tersebut.

-         Menentukan rencana tindak lanjut.

Apa itu Teori Analisis SWOT?

Teori Analisis SWOT adalah sebuah teori yang digunakan untuk merencanakan sesuatu hal/pekerjaan yang dilakukan dengan SWOT.

Pengertian dan Tujuan

SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris STRENGTHS (Kekuatan), WEAKNESSES (Kelemahan), OPPORTUNITIES (Peluang) dan THREATS (Ancaman). Analisis SWOT adalah merupakan metode perencanaan strategis yang bertujuan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek/suatu spekulasi bisnis atau program kerja dalam suatu organisasi.

Fungsi Analisis SWOT

Analisa SWOT berfungsi untuk menganalisa faktor-faktor internal di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap pencapaian tujuan seperti kualitas pelayanan dan lain-lain, sambil mempertimbangkan faktor-faktor eksternal. Sehingga hasil analisa biasanya adalah arahan/rekomendasi untuk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yg ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.

Manfaat Analisa SWOT
Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi kepada para pengurus organisasi tersebut terkhusus yang berkaitan dengan metode analisis yang tepat dalam melakukan perencanaan kegaiatan atau program kerja organisasi.

Langkah-langkah dalam Melakukan Analisis SWOT

Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:

1. Menyiapkan sesi SWOT (waktu/tenggang waktu yang digunakan untuk membahas masalah  tertentu    di dalam suatu Organisasi dalam bentuk pertemuan misalnya ; rapat, seminar dan sebagainya).
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan/peluang dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.

Ket ; Penjelasan Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT

• Analisis SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit atau mungkin bisa lebih.
• Peserta dibagi dalam beberapa kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.
• Dengan menggunakan alat/metode curah pendapat untuk memilih pelayanan/komponen pelayanan atau program kerja yang akan dianalisa.
• Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT.
• Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
• Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

• Dengan menggunakan metode curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana (dalam konteks perusahaan dan sejenisnya). Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.
• Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart, sebagaimana pada proses pengindentifikasian kekuatan di atas.

Langkah 3: Mengidentifikasi peluang dan ancaman

• Dengan menggunakan metode curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan eksternal) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah dalam perealisasian program kerja organisasi. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.
• Dengan menggunakan metode curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman eksternal) yang dapat menghalangi pemecahan masalah atau dalam merealisasikan program kerja.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang

• Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
• Buatlah ranking setiap kolom mulai dari ranking teratas sampai yang terbawah baik itu kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan/ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan/ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan kekuatan dan kelemahan.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

• Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.
• Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.
• Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.
• Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.
• Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.
• Kombinasi dimana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.
• Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari.
• Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.

Berikut ini dijelaskan tambahan hal-hal yg biasanya menjadi:

·        Kekuatan:

1.        Knowledge atau kepakaran yang dimiliki

2.        Produk baru atau pelayanan yang unik (dalam kontek perusahaan dan sejenisnya)

3.        Lokasi tempat perusahaan/organisasi berada

4.       Kualitas produk atau proses pembuatannya (dalam kontek perusahaan dan sejenisnya)

·        Kelemahan:

1.        Kurangnya pengetahuan marketing

2.        Produk yang tidak dapat dibedakan degan produk kompetitor/pesaing lain

3.        Lokasi perusahaan yg terpencil/tidak strategis

4.       Kualitas produk yang jelek

5.        Reputasi yang buruk

·        Peluang:

1.        Pasar yang berkembang

2.        Penggabungan 2-3 perusahaan atau aliansi

3.        Segmen/ruang (pangsa) pasar yang baru

4.       Pasar internasional

5.        Pasar yang luang karena kompetitor yang tidak sanggup memenuhi permintaan customer/pelanggan

·        Ancaman:

2.        Kompetitor baru di area yang sama

3.        Persaingan harga dengan kompetitor

4.       Kompetitor mengeluarkan produk baru yang inovatif

5.        Kompetitor memegang pangsa pasar terbesar

6.       Diperkenalkannya pajak penjualan

Perhatian:

1.        SWOT analysis bisa sangat-sangat subjective sifatnya. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan/atau organisasi yang sama sehingga menghasilkan SWOT yg berbeda. Dengan demikian, hasil analisis SWOT hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah.

2.        Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis (objektif) dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yang disembunyikan atau kekuatan yang tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan

3.        Analisa harus didasarkan atas kondisi yang sedang terjadi dan bukan situasi yg seharusnya terjadi

4.       Utk memudahkan membedakan antara kekuatan dan kelemahan, selalu hubungkan situasi yg dihadapi dgn persaingan yg sedang berjalan. Apakah perusahaan Anda lebih baik dari kompetitor atau tidak?

5.        Hindari kerumitan yg tidak perlu dan analisa yg berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin

Catatan:
Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut/atau langsung mengimplementasikannya dalam tindakan praksis. Adapun sebenarnya metode Analisis ini lebih cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "kenyataan". Namun kita harus senantiasa mengupayakan untuk melakukan anilisis yang sifatnya objektif.

B.APLIKASI TEORI ANALISIS SWOT DALAM KONTEKS ORGANISASI

Petunjuk Pelaksanaan

Dalam sebuah organisasi biasanya disetiap awal periode kepengurusan yang pertama kali dilakukan adalah pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan sebuah analisis situasi dan kondisi organisasi tersebut baik yang kondisi internal maupun eksternal. Sehingga untuk melahirkan suatu analisis yang benar dan tepat maka pengurus organisasi tersebut dapat menggunakan metode Anilisis SWOT. Adapun metode Analisis SWOT biasanya dicantumkan dalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun eksternal.   

Analisis SWOT ini merupakan sebuah “penyelidikan” tentang situasi dan kondisi dalam suatu organisasi. Adapun contohnya adalah sebagai berikut:

Contoh 1;     

“Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja, untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka harus melakukan analisis SWOT. Pertama S; yaitu dengan mengetahui kekuatan organisasi, dalam hal ini kekuatan bisa diartikan sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi tersebut. Misalnya, pengurus yang setia terhadap organisasi atau kas organisasi yang banyak, dan lain-lain. Kedua W; yaitu dengan mengetahui kelemahan organisasi, dalam hal ini kelemahan bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi tersebut. Misalnya, kondisi anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dan lain-lain.  Ketiga O; yaitu dengan mengetahui kesempatan/peluang organisasi, dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila diminta atau dicari karena ada peluang. Keempat T; yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi, dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan kepengurusan. Misalnya, banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif.  Setelah dilakukan analisis SWOT maka hasilnya akan membuat pengurus dalam organisasi tersebut jadi mengetahui kondisi nyata apa yang terjadi di lingkungan internal dan eksternal organisasi, maka selanjutnya dapat memulai membuat rencana program kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan mampu untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut.”

Contoh 2;

Berikut ini adalah contoh sederhana analisa SWOT yang dibuat oleh seorang cowok SMA saat ingin mulai aktivitas 'pacaran' nya.

Kekuatan

- Tampang saya cukup lumayan, otak juga gak bodo-bodo banget (3 besar di kelas)

- Selama ini punya cukup uang untuk jajan, nonton, beli alat musik dan beli komik

Kelemahan

- Tidak percaya diri, masih ada minder terutama jika bertemu cewek yg agresif

- Tidak punya kendaraan pribadi

Peluang

- Punya banyak teman yang punya adik cewek cantik

- Di kelas, masih banyak murid cewek yang belum punya pacar

Ancaman

- Cowok dari kelas lain banyak yang ngeceng ke kelas gue

- dst

(Contoh di atas hanyalah fiktif belaka, jika ada kesamaan mohon dimaafkan)

Untuk membantu membedakan apakah suatu hal digolongkan ke dalam kekuatan ataukah peluang bisa dilakukan dengan cara melihat asal dari suatu hal tersebut. Kembali ke contoh di atas, jika si cowok tersebut ingat bahwa dia punya club band, akan digolongkan kemanakah? Kekuatan atau peluang? Ketika dia melihat bahwa club band adalah sesuatu yang berasal dari luar dirinya, maka ia segera menggolongkan keberadaan club band sebagai peluang (yang harus ia manfaatkan tentunya).

Dengan kondisi SWOT seperti di atas, kira-kira apa hasil dari analisanya. Apa arahan langkah yg harus diambil oleh si cowok SMA tadi saat memulai kegiatan pacaran?

1. Tabung uang yg ia miliki untuk beli motor buat modal pacaran

2. Hindari cari pacar di kelasnya, mending cari adik cewek temannya (masih lebih gampang  diboongin, he he he)

3. Lebih rajin latihan Band dan cari kesempatan untuk manggung sehingga lebih terkenal dan jadi rebutan cewek

4. Rajin gaul supaya berkurang mindernya

(sekali lagi, rekomendasi ini juga fiktif belaka...)

Hal penting yang harus diingat selama menggunakan analisis SWOT adalah semua yang dituliskan haruslah jujur dan berdasarkan fakta. Bayangkan jika si cowok di atas hanya berandai-andai bahwa ia punya cukup uang jajan, maka arahan untuk menabung uang jajan buat beli motor pun jadi tidak berguna.

.