Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan
bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan
merealisasikan tujuanya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang
sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L.
Gibson, 1986).
Manajemen organisasi adalah strategi
pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan
organisasi yang efektif dan efesien.
Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen yaitu :
·
Kognitif
·
Afektif
·
Psikomotor
Komponen Organisasi
Komponen penting organisasi meliputi :
•Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan
berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik
antara lain :
·
Tujuan Jangka panjang
·
Tujuan Jangka menengah dan
·
Tujuan Jangka pendek
•Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen
dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.
•Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :
·
Input
·
Proses
·
Output
·
Feedback
Organisasi Profesi
Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain
dari bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya
yang formal, maka asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik,
syarat keanggotaan, bahkan yang lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan
atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk menegakkan disiplin organisasi.
Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam
satu asosiasi profesi? Jelas bahwa keuntungannya besar, terutama kalau anda
adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal adalah bahwa anda secara
formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu. Walaupun
baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau
apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang
jurnalis, seorang karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll.
Apalagi kalau untuk menjadi anggota asosiasi itu anda harus memenuhi sekian
syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi. Dengan demikian baik di
antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas, anda akan
diakui sebagai professional bidang tersebut.
Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan
itu sendiri. Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok
professional bidang tertentu, yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri,
cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya sendiri, cara hidupnya sendiri dan
lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat mudah bagi anda
untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi anda.
Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik
menyangkut syarat-syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh
masyarakat (pasar) dianggap penting. Dengan segala maaf, profesi juga
menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana anda berjalan, bagaimana anda
berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma parfum anda.
KONSEP
DASAR MANAJEMEN
Materi / Bahan Ajar
Fungsi-fungsi manajemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para
teoritisi mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas
manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling
sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi
manajemen, yaitu:
1.
Perencanaan (Planning)
2.
Pengorganisasian (Organizing)
3.
Penggerakkan (Actuating)
4.
Pengawasan (Controlling)
Ad.1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian
tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya
secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan
langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang
harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal
itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang
bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu
hal harus dicapai.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning)
dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah
pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus
dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan
dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan
(WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya
(HOW)
Dari serentetan pertanyaan tersebut di
atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang
mempersoalkan tujuanHow’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk
mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah
diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain. yang hendak dicapai dan ‘
1.1. Pedoman Perencanaan
Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian
dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman
utama, yakni:
1.
Kemampuan
2.
Kondisi dan situasi
3.
Tanggung jawab
4.
Kerjasama
1.1.1. Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber
yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang
dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan
untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.
1.1.2. Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga
menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial,
ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan
kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.
1.1.3. Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh
masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung
jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan
lingkungan.
1.1.4. Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi
kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi
yang akan dijalankan.
1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat
perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
Rasional,
artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai
dengan kemampuan yang ada.
Luwes,
atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri
dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu rencana harus dibuat
secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan
perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi
dan diperbaiki.
1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
1.
Tingkatan manajemen
2.
Jangka waktu
3.
Daerah berlakunya
4.
Materi perencanaan
1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:
1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy
Planning atau Administrative Planning), adalah
perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari
seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat
oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen
puncak.
1.3.1.2. Perencanaan Program (Program
Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan
untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam
program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan
atau manajemen menengah.
1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational
Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh
pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program
kerja di lapangan.
1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita
mengenal:
1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek,
yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang
biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu
tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.
1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara
internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional
(antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia,
kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi,
kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.
1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti:
perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan,
perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam
pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah
masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan
program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan
sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan
program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan
peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan
pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.
Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)
1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau
dalam bahasa Latin organum yang artinya alat,
bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat
disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang
menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi
sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam
pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau
organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya
organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.
Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang
hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk
mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasidinamis adalah
setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis,
mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari
orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis
adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan
organisasi suatu usaha.
2. Hubungan antara orang-orang di
dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi
dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara
sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang
merupakan kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama
yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut
ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam
organisasi, yaitu:
1.
adanya sekelompok orang
2.
adanya hubungan kerjasama antara
orang-orang tersebut
3.
adanya tujuan bersama yang ingin dicapai
3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun
organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan
efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita
dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik
adalah seorang organisator yang baik pula.
Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar
organisasi tersebut adalah:
1.
Tujuan yang jelas
2.
Kesatuan komando
3.
Pembagian kerja
4.
Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab
4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe
Organisasi
Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi
yang sering kita temui di dalam praktik:
1. Organisasi Lini (Garis)
Organisasi Lini adalah bentuk organisasi
di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis
komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian
segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk
ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga
tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks.
(contoh: Struktur Organisasi Lini)
2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi
di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang
fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando
tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan
tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan
terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan
yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur
Organisasi Lini dan Staf).
3. Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah
organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan
yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat
perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya.
(contoh: Struktur Organisasi Fungsional)
4. Organisasi Panitia
Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi
yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan,
artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung
jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).
Teknik
Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi
Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita
akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di
lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar
informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.
Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat
kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah
kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa
adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.
Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada
:
·
Kegiatan pengorganisasian kerja massal
(kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
·
Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur
alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
·
Kegiatan kaderisasi
Persiapan fisik
Persiapan “fisik” yang kiranya perlu
dipersiapkan :
·
Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa)
terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
·
“Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll.
Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan
sebagai alat bantu penyampaian informasi
·
Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam
hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
·
Alat komunikasi yang memadai (megaphone,
sound system, dll
Teknik Pengkondisian Awal
Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :
1.
Mengumpulkan massa
Massa tentu belum ada di tempat yang kita
inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada
dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan
kita.
Teknik yang dapat kita gunakan adalah
ajakan, perintah ataupun paksaan.
Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :
1.
·
DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi
dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya
menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
·
Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak
mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada
disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap
ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka
pun melakukan ajakan secara “ammah”
·
“Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak,
dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan
ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.
Pengkondisian lapangan ini juga dapat
dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar
siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.
1.
Mengkondisikan massa
Massa perlu dikondisikan agar :
·
Massa “panas” atau bergairah
·
Massa siap menerima informasi
·
Massa (lingkungan) mendukung proses
penyampaian informasi
Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel,
lagu, penggerakan “tim lapangan”
Kepanitiaan
dalam Organisasi
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa
orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan suatu
kegiatan/program adalah :
1.
Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2.
Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3.
Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
4.
Persiapan kegiatan
5.
Pelaksanaan kegiatan
6.
Evaluasi
1. Munculnya ide/rencana/sebab
kegiatan/program
(Bagi officers, ide seharusnya
telah diturunkan oversight.)
Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan
dapat berupa :
·
Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
·
Karena adanya moment/kesempatan.
1.
Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum
terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
2.
Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum
terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
·
Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
·
Karena program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :
·
bervariasi dan menarik
Orang akan bosan menghadiri/mengikuti
kegiatan yang monoton dan tidak menarik
·
frekuensinya relatif sering
·
secara terencana mengadakan
kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif
[Agar ide-ide kegiatan dapat
muncul dan dapat diwujudkan, maka markasmemiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar
menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:
1.
<!--[if !supportLists]–>Ide lebih
mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman satu fikrah
2.
Ide dapat segera ditindaklanjuti
(disetujui, direncanakan, dll)
Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan
memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]
2. Rapat awal untuk menyikapi
ide/rencana tersebut
Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok
kegiatan
URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :
a. Persiapan rapat awal,
intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam
rapat ini. Persiapannya mencakup :
·
penentuan waktu dan tempat rapat.
·
mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam
rapat.
Keunggulan menggunakan surat :
·
·
·
·
mengantisipasi kelupaan orang yang diundang
·
·
·
beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika
diundang secara resmi dengan surat
·
jika perlu dapat
saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat
termotivasi untuk datang
Catatan : jangan sampai melupakan seorang
pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah
pengurus yang besar (saat go public)
b. Pelaksanaan rapat, hal-hal
yang dibahas dalam rapat awal adalah:
·
·
·
Penentuan
deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat
kegiatan yang belum terdefinisi)
Cara yang dapat digunakan :
·
·
·
·
dengan diskusi (usul-usul)
·
·
·
dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip
BS)
Setelah kegiatan terdeskripsi perlu
dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu
memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau
tidak.
PERHATIKAN : Program dan sasaran dari
kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.
·
·
·
Penentuan kepanitiaan,
Yang pertamakali dipilih dalam
kepanitiaan ini adalah ketua panitia.
Seorang ketua panitia hendaknya minimal :
·
·
·
·
Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan
dilaksanakannya
·
·
·
Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya)
dalam memberikan tugas.
Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :
·
·
·
·
Memilih ketua tersebut dengan serius.
·
·
·
Bersedia taat
kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala
sulit.
Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada
adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.
Jika hendak mengadakan wakil ketua,
sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia
yang juga disesuaikan dengan keadaan.
Adapun seksi-seksi yang diadakan,
disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan
dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana
usaha, acara, sarana
prasarana,perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan,
dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.
Yang perlu diperhatikan,
hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.
Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu
organisasi Insya Allah
akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan
loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.
Sistem komando (kontrol,
evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :
·
·
·
·
langsung kepada ketua
·
·
·
melalui koordinator
Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah
seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu
jabatan di kepanitiaan.
Walaupun telah ada ketua panitia,
kepemimpinan tetap bersifat
kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh
seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.
·
Pendeskripsian tugas, agar :
· Setiap orang mengerti & jelas
akan tugasnya, agar :
·
·
·
·
·
akan mengurangi beban ketua
·
·
·
·
dapat bekerja mandiri
·
·
·
·
lebih memotivasi orang untuk berkreasi
(otonomi)
· Setiap tugas terdelegasikan sehingga
tidak ada tugas yang tidak terkerjakan
karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada
yang merasa bertanggung jawab.
Sebagai acuan pendeskripsian
tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa
saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.
·
·
·
Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja
Hal
ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu
panitia tidak
perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena
telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.
Pedoman pembuatan time schedule dapat
merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap
persiapan kegiatan.
Standar time schedule ROHANI :
|
Aktivitas
|
Waktu
|
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
|
A
|
|
|
|
|
|
B
|
|
|
|
|
·
·
Penentuan anggaran kegiatan dan cara
pemenuhannya.
Biasanya setiap
seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang
dibutuhkan seksi tersebut.
c. Pasca Rapat
Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada
anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna
agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.
3. Pengurusan perizinan kegiatan
Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :
a. Perizinan dengan proposal
Akan sangat membantu dalam tahap perizinan
ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak
pemberi izin.
b. Perizinan dengan surat (dengan
melampirkan proposal)
Perizinan dengan surat dilakukan jika
dibutuhkan saja.
Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman
ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.
Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika
perizinannya gagal,
kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh
dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang
jika diizinkan kitajalankan dengan legal, jika tidak kita tetap
laksanakan dengan istilah UnderGround Movement.
2. Persiapan kegiatan
Dalam tahap ini, setiap panitia
melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule
yang telah disepakati sewaktu rapat awal.
Sering timbul masalah-masalah yang belum
terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan
evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.
Jalur komunikasi
dan informasi antar sesama panitia pun cukup
penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki
kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi
akan sangat bermanfaat)
Ketua harus senantiasa memonitor situasi
dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem
komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.
Evaluasi ini adalah baik
evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah
panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera
mengantisipasinya.
Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya
technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak
jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.
Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan
besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini
memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar
non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)
3. Pencarian Dana
Sumber-sumber dana :
Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)
·
Penjualan baju
·
Penjualan soal-soal ujian
·
Penjualan koran bekas
·
Profit kegiatan
Sponsorship
·
Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik
(orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan
adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
·
Arsip proposal apa saja
·
Penjelasan ikatan kerjasama
·
Komunikasi (duta pembawa proposal)
Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :
1.
Surat pengantar
2.
Proposal
3.
Pada lampiran terdapat ketentuan
sponsorship
4.
Surat tanda terima proposal
5.
Surat perjanjian kerja sama
Donatusi
·
Kejelasan Proposal
·
Komunikasi (duta pembawa proposal)
·
Ada cinderamata
·
Kwitansi
Arsip-arsip dalam proposal donatusi :
1.
Surat pengantar
2.
Proposal
1.
Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
3.
Kwitansi
4.
Cinderamata
Dana Pribadi
4. Pelaksanaan Kegiatan
Untuk kegiatan-kegiatan tertentu,
pelaksanaan menjadi tanggung jawabOperation.
5. Evaluasi
Evaluasi berguna untuk mengetahui
kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat
ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.
·
Bagi angkatan pelaksananya :
·
·
·
Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
·
·
agar kelak tidak mengulangi kekurangan
yang serupa
·
·
dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang
mendatang menjadi lebih baik
·
Bagi angkatan berikutnya :
·
·
·
Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
·
·
Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak
mulai lagi dari nol
Hal ini dapat terwujudkan hanya
jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang
rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.
Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam
bentuk laporan kegiatan yang sistematis.
Evaluasi disini mencakup evaluasi
tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan
dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri
dari:
1.
Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
2.
hasil-hasil dari tahapan tersebut
3.
Kekurangan, kesalahan, hambatan atau
masalah yang terjadi
4.
Saran bagi kegiatan selanjutnnya
Definisi TIM
Sekumpulan individual tidak dapat disebut
team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada
suatu tujuan yang sama
TIM adalah :
·
Sekelompok kecil orang-orang dengan
·
keahlian yang saling melengkapi,
dimana mereka berkomitmen untuk
·
mencapai tujuan bersama dengan
·
standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
·
tiap anggota
TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
·
dan bertanggungjawab bersama untuk
tindakan setiap anggotanya
·
Mereka juga
sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain
Mengapa TIM ?
·
TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang
yang bekerja bersama !
·
TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah
jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan
·
Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM
yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan
anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin
perkalian atau bahkan perpangkatannya)
·
Keunggulan TIM :
·
·
Lebih banyak gagasan muncul, sehingga
kemampuan inovasi meningkat
·
Tekanan kerja
berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
·
Masalah besar
yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan
TIM
·
Tim mempunyai
potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik
dibandingkan seorang individu
·
Ketika sejumlah
orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukansekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya.
tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau
perpangkatan)
TIM, Kelompok dan individu
Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja
sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.
Point kesuksesan TIM :
·
TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari
kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya
Karena :
·
·
TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman
anggotanya yang saling melengkapi
·
Setiap anggota TIM yang saling
bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM
yang lebih baik
·
TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap
terhadap perubahan keadaan
Karena :
TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat
melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah
yang muncul
·
TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap
anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing
Karena :
Kepercayaan diri mereka akan lebih baik
sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM
·
TIM lebih menyenangkan
Karena :
·
·
TIM memiliki rasa kekeluargaan dan
kebersamaan
·
Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya
menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”.
·
Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih
baik
Ciri khas dari sebuah TIM
·
· hubungan
antar anggota yang sangat erat dan terbuka
·
· rasa identitas yang kuat
·
· semangat dan energi yang besar
·
· setiap anggota memberikan
sumbangan dan perannya masing-masing yang khas
Langkah-langkah pembinaan TIM
·
Menentukan misi/tujuan yang jelas
·
Memulai dengan
tugas-tugas yang sederhana
·
Memastikan adanya
kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota
·
Menyusun program realistis
·
Membahas masalah
secara luas dan jujur
·
Mendorong suasana
yang jujur dan terbuka
·
Tidak menggunakan paksaan pada anggota
·
Menerima bantuan
dari luar jika perlu
·
Banyak mendelegasikan tugas pada anggota
·
Mau belajar dari kegagalan
·
Konsisten
Hal-hal yang harus diperhatikan
·
semua anggota tim
jelas mengenal sasaran tim dan sepakat
·
kemampuan
perorangan dikenali agar peran menjadi jelas
·
tim mempunyai struktur yang baik
·
tim mempunyai mekanisme kerja yang baik
·
tim disiplin
·
tim saling mendukung dan mengembangkan
hubungan yang erat
·
tim bersikap terbuka
·
kepemimpinan yang memadai
·
anggota tim mesti punya keahlian
masing-masing yang khas
·
semua anggota mesti loyal dan saling
mendukung
·
tidak ragu-ragu
untuk berbeda pendapat
·
kreatif
Yang harus dihindari
Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika
:
·
· kepemimpinan TIM buruk
·
· anggota tidak memiliki sikap yang
diperlukan
·
· suasana TIM sendiri tidak
konstruktif
·
· sasaran yang tidak jelas/terpahami
·
· kurangnya
ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi
·
· metode kerja yang tidak efektif
·
· keterbukaan tim dan informasi
terbatas
·
· tidak memiliki kreativitas yang
tinggi
·
· pribadi-pribadi yang tidak berkembang
1.h. Tipe TIM
|
TEAM TYPE
|
CHARACTERISTICS
|
Effecti-veness
|
|
Working
Group
|
Members
interact to share information, best practices or perspectives and to make
decisions to help each individual perform within his/her own responsibility
|
25 %
|
|
Pseudo
Team
|
Group
members not focused on collective performance and not really trying to
achieve it
|
0 %
|
|
Potential
Team
|
Group
trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals
and common working approach
|
25 %
|
|
Real
Team
|
Members
committed to common purpose, goals, working approach for which they hold
themselves mutually accountable
|
50 %
|
|
High
Performance Team
|
Same
as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth
and success
|
100 %
|
Tahapan dalam membangun TIM
|
Tahapan
|
Karakteristik
|
|
Forming
|
Setiap anggota mulai
mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team
|
|
Storming
|
Konflik
antar anggota team mulai ada
|
|
Norming
|
Anggota
team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan
perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses
|
|
Performing
|
Anggota team bekerja
bersama untuk mencapai tujuan
|
1.j. Karakter dari TIM yang efektif
·
Misi dan tujuan yang jelas
Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap
anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub
sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan
tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.
·
Trust
Trust dapat berarti berbagai macam untuk
orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level
kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap
anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan
permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir
bila adanya nilai trust ini.
·
Kohesif
Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota
team untuk mempertahankan team mereka
·
Mengerti keterkaitan antar anggota untuk
mencapai suatu tujuan
Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan
dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak
peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share”
Tahapan untuk menuju TIM yang sukses
Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses
Tahap 1 : the undeveloped team
Tahapan yang paling umum. Dimana team ini
telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling
percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini
sepenuhnya diambil oleh manager
Tahap 2 : the experimenting team
Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka.Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab
Tahap 3 : the consolidating team
Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling
percaya satu dengan lainnya. Pengambilan
keputusan dilakukan dengan lebih demokratis.
Tahap 4 : the mature team
Ini merupakan tahapan team yang paling
tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah
kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh
anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung
Memotivasi TIM
Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat
dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi.
Berikut ini adalah alternatif prinsip yang
dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim :
1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya
Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan
kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam
tim mereka.
Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan
yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka
itu.
2. Mereka harus merasakan sukses
Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses,
harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan
merasakan kenikmatan sukses.
“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”
3. Mereka harus mempunyai sikap yang
tepat
Ketika orang sedang bermain, atau ikut
serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya
tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.
Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam
setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak
tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.
Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi,
kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar.
Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya.
Menciptakan Suasana TIM
Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi
tim agar dapat termotivasi secara alamiah.
1. Kondisi kerja yang positif
Maksudnya adalah bahwa perlengkapan,
peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata
berfungsi baik.
2. Penegasan tugas
Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi
3. Budaya prioritas
Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang
manajer ?
·
Apakah orang yang dihargai adalah mereka
kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
·
Apakah orang takut untuk bersikap lain
karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang
kreatif ?
Orang akan selalu bertingkah laku sejalan
dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka.
4. Sasaran umum
Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah
tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan.
Dalam menciptakan apa yang kini disebut
sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi
semua orang dalam tim.
Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran
pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan,
tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.
Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan
keputusan melalui proses kolektif.
5. Pertahankan energi tinggi
Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka
sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa
stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis.
6. Ingatlah akan individu
Arti individu tetaplah penting sekalipun
individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim.
Mereka masing-masing harus merasa bahwa
perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas.
Mereka masing-masing harus merasa bahwa
sumbangan mereka bagi tim diakui.
Mereka masing-masing harus merasa bahwa
peran mereka mendukung ke arah keberhasilan.
Mereka masing-masing harus mempunyai
kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan.
7. Identitas tim
Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana
orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim
olahraga mereka ?
Inilah salah satu prinsip motivasi :
keterlibatan dalam kelompok memotivasi.
Sebagai pemimpin, perhatikan setiap
kemungkinan untuk menciptakan identitas tim
8. Sukses harus dinikmati bersama-sama
Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama
merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai.
9. Tim yang positif
Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu
sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi
tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh,
suasana pengkhianatan)
Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi
negatif menyebar.
Hanya diperlukan satu orang negatif untuk
menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.
10. Kepemimpinan yang memotivasi :
i. Menetapkan target
Tetapkan target yang realistis dan
laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk
seorang manajer yang mempunyai tujuan.
ii. Berikan teladan
Dalam jangka waktu tertentu, anggota
cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka.
Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai
anggota Anda ?
iii. Teruslah melakukan perbaikan
Jadilah seorang pemikir yang progresif.
Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka
sedang melakukan hal yang terbaik.
Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita
semua bisa berbuat lebih baik lagi.
iv. Berilah diri Anda waktu untuk
berpikir
Sisihkan sekitar setengah jam per hari
untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.
v. Memimpinlah tanpa memaksa
Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan
bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu
mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan.
vi. Buatlah penilaian berdasarkan
hasil
Berharapkan agar selalu memperloeh
penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan
menilai orang lain juga berdasarkan hasil
vii. Bangunlah kepercayaan diri
Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan
kemampuan Anda.
Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu
keinginan kuat.
viii. Harapkanlah datangnya kritik
ix. Berpikir tentang masa depan
Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang
sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari
pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang
mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi
x. Berpikirlah bagai seorang pemenang
Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi,
yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan
bertindak apa.
Kepemimpinan atau leadership adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar
bekerjasama sesuai dengan rencana demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dengan demikian kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting
dalam manajemen, bahkan dapat dinyatakan, kepemimpinan adalah inti
darimanagemen.
Di dalam kenyataan, tidak semua orang yang
menduduki jabatan pemimpin memiliki kemampuan untuk memimpin atau
memiliki ‘kepemimpinan’, sebaliknya banyak orang yang memiliki
bakat kepemimpinan tetapi tidak pernah mendapat kesempatan untuk menjadi
pemimpin dalam arti yang sebenarnya. Sedang pengertian ‘kepala’ menunjukan
segi formal dari jabatan pemimpin saja, maksudnya secara yuridis-formal setiap
orang dapat saja diangkat mengepalai sesuatu usaha atau bagian (berdasarkan
surat keputusan atau surat pengangkatan), walaupun belum tentu orang yang
bersangkutan mampu menggerakan mempengaruhi dan membimbing bawahannya serta
(memimpin) memiliki kemampuan melaksanakan tugas-tugas untuk mencapai tujuan.
1. Jenis-jenis kepemimpinan
Sepanjang perjalanan sejarah manusia, selalu
ditemui adanya pemimpin-pemimpin dalam berbagai bidang kegiatan yang pada
dasarnya dapat digolongkan menjadi 4 jenis kepemimpinan:
1.
Kepemimpinan di bidang rohaniah
2.
Kepemimpinan di bidang politik
3.
Kepemimpinan di bidang militer, dan
4.
Kepemimpinan di bidang managerial
Adapun yang menjadi pokok dalam pembahasan
masalah ini adalah jenis kepemimpinan yang terakhir atau
kepemimpinan di bidang manajerial khususnya dalam kepemimpinan yang
berada dalam ruang lingkup bidang seni pertunjukan.
Kepemimpinan Managerial adalah kepemimpinan yang kegiatannya dilakukan
berdasarkan efisiensi atau berdasarkan perhitungan real antara usaha yang
dijalankan dengan hasil yang diharapkan. Cara-cara untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan tersebut adalah dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen
seperti yang diuraikan sebelumnya.
2. Teori-teori Kepemimpinan
Ada 2 macam pendapat atau konsepsi tentang
timbulnya kemampuan seseorang untuk menggerakan orang-orang lain dalam bekerja
sama untuk mencapai tujuan.
- Teori Genetik (pembawaan sejak lahir)
Di masa lalu banyak orang percaya bahwa
seseorang dapat menjadi pemimpin karena darah atau keturunan. Teori ini
biasanya hidup di kalangan bangsawan. Lihat misalnya dalam ceritera pewayangan:
Mahabarata, Ramayana, Panji, dan sejarah kerajaan – kerajaan hindu dan islam di
Indonesia.
Dalam hal ini hanyalah keturunan raja saja
yang dapat menggantikan kedudukan ayah atau orang tuanya untuk memerintah
sebagai seorang pimpinan. Sebaliknya jika orang tuanya bukan atau tidak pernah
menjadi pemimpin, anak-anaknya dipandang tidak akan mampu menjadi pemimpin.
Dalam alam demokrasi sekarang ini, teori ini banyak ditentang.
- Teori Sosial
Teori sosial mengatakan bahwa kepemimpinan
bukannya diperoleh berdasarkan keturunan, tetapi karena pengaruh situasi dan
kondisi masyarakat. Dengan perkataan lain teori ini menyatakan bahwa
semua orang dapat saja menjadi pemimpin asal memiliki bakat-bakat yang cukup
dapat dikembangkan melalui pendidikan, pengalaman, dan latihan tergantung pula
akan ada tidaknya kesempatan serta iklim yang memungkinkannya menjadi pemimpin.
Teori sosial ini sekarang lebih banyak
dipakai karena lebih sesuai dengan alam demokrasi dan tuntutan hak-hak asasi
manusia.
3. Jalan Menjadi Pemimpin
Ada beberapa jalan bagi seseorang untuk
menjadi pemimpin, diantaranya adalah:
- Dengan jalan membentuk diri sendiri
Orang-orang yang memiliki kemampuan
mencipta atau orang-orang yang kreatif dan memiliki prakarsa (inisiatif) yang
tinggi dapat memupuk dan mengembangkan kemampuannya sehingga akhirnya akan
dapat menciptakan suatu usaha yang dipimpinnya sendiri secara baik.
- Melalui pemilihan orang banyak
Biasanya hal ini terjadi di dalam
organisasi-organisasi politik, serikat sekerja, organisasi kesenian, olahraga,
dan sebagainya. Lazimnya pemimpin yang dipilih orang banyak ini bertugas dalam
jangka waktu yang terbatas: dua tahun, tiga tahun, dan seterusnya.
- Melalui penunjukan
Pada kantor-kantor pemerintah dan banyak
kantor swasta, seseorang dapat menjadi pemimpin karena ditunjuk oleh orang lain
yang lebih tinggi kedudukannya dalam instansi yang bersangkutan.
- Melalui kombinasi pemilihan dan
penunjukan
Dalam hal ini ada dua macam cara yang dapat
ditempuh:
1. Dari atasan ditunjuk beberapa calon
pemimpin, dan kemudian para anggota memilih salah seorang dari calon-calon
tersebut.
2. Para anggota memilih beberapa calon
pemimpin, dan kemudian atasan memilih salah satu diantaranya.
4. Tipe dan Aspek Kepemimpinan
Tipe-tipe kepemimpinan :
Berdasarkan sikap-sikap pemimpin dan dari
cara mereka menjalankan kepemimpinan, dikenal adanya beberapa tipe
kepemimpinan:
-Kepemimpinan Pribadi
Tipe kepemimpinan di mana pemimpin secara
langsung mengadakan kontak dengan bawahan. Sehingga hasil kerja langsung
diketahui oleh pimpinan tingkat atas yang juga menginginkan mengetahui segala
hal sampai detail. Dalam hal ini mudah timbul kepemimpinan yang sentralistis
yang kurang memperhatikan hirarki atau pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab. Akibatnya jika ada pekerjaan yang gagal, banyak pihak tidak mau ikut
bertanggung jawab.
-Kepemimpinan Non-Pribadi
Tipe kepemimpinan di mana pimpinan tidak
mengadakan kontak langsung dengan bawahan, melainkan melalui saluran jenjang
hirarki yang sudah ada. Dengan demikian masing-masing bagian lebih merasa
bertanggung jawab. Kelemahannya ada kemungkinan pekerjaan dan keputusan
berjalan lambat, karena segala sesuatu harus diputuskan melalui tingkatan-tingkatan
hirarki yang panjang.
Kepemimpinan Otoriter
Tipe kepemimpinan di mana pemimpin
menganggap bahwa kepemimpinan adalah hak pribadinya sehingga ia tidak perlu
berkonsultasi dengan orang lain dan tidak boleh ada orang lain yang turut
campur. Kepemimpinan semacam ini sering dianggap berbahaya dan banyak
mengandung resiko.
-Kepemimpinan Demokratis
Tipe kepemimpinan di mana pemimpin selalu
bersedia menerima dan menghargai saran-saran, pendapat, dan nasehat dari staf
dan bawahan, melalui forum musyawarah untuk mencapai kata sepakat
-Kepemimpinan Kebapakan
Tipe kepemimpinan di mana pemimpin
bertindak sebagai ayah kepada anak-anaknya: mendidik, mengasuh, mengajar,
membimbing, dan menasehati. Pada dasarnya kepemimpinan semacam ini baik, tetapi
kelemahannya tidak memberikan kesempatan kepada bawahan untuk tumbuh menjadi
dewasa dan lebih bertanggung jawab.
-Kepemimpinan Karismatis
Tipe kepemimpinan di mana pemimpin memiliki
daya tarik yang amat kuat. Seolah-olah dalam diri pemimpin tersebut terdapat
kekuatan yang luar biasa, sehingga dalam waktu singkat dapat menggerakkan
banyak pengikut. Termasuk pemimpin semacam ini misalnya: Gandhi, dan
J.F.Kennedy. Kepemimpinan tipe ini adalah baik selama pemimpin berpegang teguh
kepada moral yang tinggi dan hukum-hukum yang berlaku.
Aspek-aspek kepemimpinan
Pada umumnya dikenal 2 aspek kepemimpinan,
yaitu aspek internal dan aspek eksternal yang sekaligus harus dimiliki oleh
seorang pemimpin.
- Aspek internal, adalah
pandangan seorang pemimpin ke arah masalah masalah ketata-lembagaan yang
meliputi: keadaan, gerak tuntutan, dan tujuan organisasi yang dipimpinnya.
Dalam aspek ini harus diperhatikan bahwa :
1. Pandangan pemimpin terhadap
organisasi harus menyeluruh.
2. Pengambilan keputusan harus
dilakukan dengan cepat, tepat, dan tegas.
3. Pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab kepada bawahan dilaksanakan dengan baik.
4. Hubungan dengan bawahan harus
terbina baik sehingga mudah mendapatkan dukungan dan menggerakan mereka.
- Aspek eksternal atau aspek
politik, adalah pandangan seorang pemimpin yang diarahkan ke luar
organisasi untuk melihat perkembangan situasi masyarakat
5. Sifat-sifat atau syarat-syarat
kepemimpinan
Karena seorang pemimpin bertugas
menggerakan orang-orang yang dipimpinnya, maka sudah barang tentu ia harus
memiliki sifat-sifat yang lebih dari orang-orang yang dipimpinnya. Banyaknya
sifat-sifat ideal yang dituntut bagi seorang pemimpin berbeda-beda menurut
bidang kegiatan, jenis atau tipe kepemimpinan, tingkatan dan bahkan juga latar
belakang budaya dan kebangsaan. Untuk memperoleh perbandingan yang luas berikut
ini akan diuraikan sifat-sifat atau syarat-syarat kepemimpinan yang diajukan
oleh beberapa ahli, pemuka masyarakat, dan bahkan berdasarkan tradisi
masyarakat tertentu. Menurut Dr. Roeslan Abdulgani seorang pemimpin
harus memiliki kelebihan dalam 3 hal dari orang-orang yang dipimpinnya :
-Kelebihan dalam bidang ratio.
Artinya seseorang pemimpin harus memiliki
pengetahuan tentang tujuan dan asas organisasi yang dipimpinnya. Memiliki
pengetahuan tentang cara-cara untuk menjalankan organisasi secara efisien. Dan
dapat memberikan keyakinan kepada orang-orang yang dipimpin ke arah berhasilnya
tujuan.
-Kelebihan dalam bidang rohaniah.
Artinya seorang pemimpin harus memiliki
sifat-sifat yang memancarkan keluhuran budi, ketinggian moral, dan
kesederhanaan watak.
-Kelebihan dalam bidang lahiriah/jasmaniah.
Artinya dengan kelebihan ketahanan
jasmaniah ini seorang pemimpin akan mampu memberikan contoh semangat dan
prestasi kerja sehari – hari yang baik terutama ditujukan kepada orang – orang
yang dipimpinnya.
Terry menyebutkan
adanya 3 buah syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemimpin yang baik, yaitu
memiliki:
-Kekuatan atau energi
Seorang pemimpin harus memiliki kekuatan
lahiriah dan rokhaniah sehingga mampu bekerja keras dan banyak berfikir untuk
memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
-Penguasaan emosional
Seorang pemimpin harus dapat
menguasai perasaannya dan tidak mudah marah dan putus asa.
-Pengetahuan mengenai hubungan kemanusiaan
Seorang pemimpin harus dapat mengadakan
hubungan yang manusiawi dengan bawahannya dan orang-orang lain, sehingga mudah
mendapatkan bantuan dalam setiap kesulitan yang dihadapinya. Adapun beberapa
kecakapan/kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin antara lain :
1. Motivasi dan dorongan pribadi, yang
akan mampu menimbulkan semangat, gairah, dan ketekunan dalam bekerja.
2. Kecakapan berkomunikasi: kemampuan
menyampaikan ide, pendapat serta keinginan dengan baik kepada orang lain, serta
dapat dengan mudah mengambil intisari pembicaraan.
3. Kecakapan mengajar pemimpin yang
baik adalah guru yang mampu mengajar dan memberikan teladan dan
petunjuk-petunjuk, menerangkan yang belum dengan gambaran jelas serta
memperbaiki yang salah.
4. Kecakapan bergaul: dapat mengetahui
sifat dan watak orang lain melalui pergaulan agar dengan mudah dapat memperoleh
kesetiaan dan kepercayaan. Sebaiknya bawahan juga bersedia bekerja dengan
senang hati dan sukarela untuk mencapai tujuan.
5. Kemampuan teknis kepemimpinan:
mengetahui dengan jelas azas dan tujuan dari organisasi tersebut. Mampu
merencanakan, mengorganisasi, mendelegasikan wewenang, mengambil keputusan,
mengawasi, dan lain-lain untuk tercapainya tujuan. Seorang pemimpin harus
menguasai baik kemampuan managerial maupun kemampuan teknis dalam bidang usaha
yang dipimpinnya.
Dalam amanatnya mengenai masalah
kepemimpinan berdasarkan falsafah Panca Sila, Jenderal Soehartomenyimpulkan
beberapa sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin,
1. Ketuhanan Yang Maha Esa, yaitu
kesadaran beragama dan beriman teguh
2. Hing ngarsa sung tulada, yaitu
memberi suri-tauladan yang baik di hadapan anak buah.
3. Hing madya mangun karsa, yaitu
bergiat dan menggugah semangat di tengah-tengah masyarakat (anak buah).
4. Tut Wuri handayani, yaitu memberi pengaruh
baik dan mendorong dari belakang kepada anak buah.
5. Waspada purba wisesa, yaitu
mengawasi dan berani mengoreksi anak buah.
6. Ambeg parama arta, yaitu memilih
dengan tepat mana yang harus didahulukan.
7. Prasaja, yaitu bertingkah laku yang
sederhana dan tidak berlebih-lebihan
8. Satya, yaitu sikap loyal timbal
balik dari atasan terhadap bawahan, dari bawahan terhadap atasan dan juga ke
samping.
9. Hemat, yaitu kesadaran dan
kemampuan membatasi penggunaan dan pengeluaran segala sesuatu untuk keperluan
yang benar-benar penting.
10. Sifat terbuka, yaitu kemauan,
kerelaan, keikhlasan, dan keberanian untuk mempertanggung jawabkan
tindakan-tindakannya.
11. Penerusan, yaitu kemauan,
kerelaan, dan keikhlasan untuk pada saatnya menyerahkan tugas dan tanggung
jawab serta kedudukan kepada generasi muda guna diteruskannya.
TEKNIK
PERSIDANGAN
1. JENIS PERSIDANGAN
1) Sidang Pleno :
a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh
peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh
Presidium Sidang
c. Sidang Pleno dipandu oleh Steering
Committee
d. Sidang Pleno membahas dan
memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2). Sidang Paripurna :
a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh
peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh
Presidium Sidang
c Sidang Paripurna mengesahkan segala
ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3). Sidang Komisi
a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota
masing-masing Komisi
b. Anggota masing-masing Komisi adalah
peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang
pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan
oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi
yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
3. ATURAN PERSONALIA SIDANG
1. Peserta
Hak peserta:
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan
maupun tertulis
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil
bagian dalam pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk
menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk
dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi
persidangan
2. Peninjau
Hak Peninjau:
-. Hak Bicara, adalah untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a. Mentaati tata tertib
persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi
persidangan
3. Presidium Sidang
a. Presidium Sidang dipilih dari dan
oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah
b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin
dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
c. Presidium Sidang berkuasa untuk
memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
4. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi
lain :
1 kali ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan
sidang.
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan
peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c. Memberi peringatan kepada peserta
sidang agar tidak gaduh.
d. Menskors dan mencabut kembali
skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang
tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
e. Mencabut kembali / membatalkan
ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing
dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk
sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam
menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil
sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium
Sidang
1. Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim,
sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2. Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin,
sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan
kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih
“ tok
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15
menit” tok……….tok.
6. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut
dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
.
7. Memberi peringatan kepada peserta
sidang
“Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana
dan bertanggung jawab
b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang
persidangan
c. Peka terhadap situasi dan cepat
mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak
terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b. Sopan dan hormat dalam kata dan
perbuatan
c. Adil, bijaksana dan menghargai pendapat
peserta
4. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1. Persidangan dinyatakan syah/quorum
apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC).
2. Setiap keputusan didasarkan atas
musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara
terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui
suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
5. INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong
pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk
pelaksanaan sidang tersebut.
Macam macam interupsi antara lain.
1. Interuption of order, Bentuk interupsi
yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan
dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok
masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan
dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
2. Interruption of information, Bentuk
interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding
termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data
tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (mis. situasi kondisi di luar
ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3. Interruption of clarification, Bentuk
interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta siding
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan
tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
4. Interruption of explanation, Bentuk
interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak
ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan
kita.
5. Interruption of personal, Bentuk
interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain
sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat
tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium
Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku
selama tidak menggangu persidangan
3. Apabila dalam persidangan, Presidium
Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka
Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya
persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.
6. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil
kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan
umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
7. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan
kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi
dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.
6. TEKNIK RAPAT
Pengertian :
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam
pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang
melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan
dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya
melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub
bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan
lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat :
1. Rapat Anggota
2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat
Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3. Diskusi.
Fungsi Rapat
1. Penyampaian informasi
2. Pemecahan masalah
3. Mengidentifikasi masalah.
4. Menentukan alternatif.
5. Menguji alternatif.
6. Rapat implementasi.
Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan
a. Menyiapkan rencana.
b. Menyiapkan agenda rapat.
c. Menyiapkan kertas kerja.
d. Menyiapkan pembicara/peserta.
e. waktu.
e. Pengambilan keputusan.
f. Penutupan rapat.
2. Pelaporan dan Evaluasi
a. Pelaporan
- Jelas, lengkap dan singkat.
- Pembuat laporan harus mengikuti
rapat secara penuh.
- Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara,
pokok pembicaraan, keputusan.
b. Evaluasi
- Dilakukan bersama panitia/pengurus.
- Yang dievaluasi adalah semua kegiatan
rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1. Pemimpin Rapat.
2. Peserta Rapat.
3. Undangan dan nara sumber.
4. Materi/bahan rapat.
5. Tata ruang dan tempat duduk.
Persyaratan Pemimpin Rapat
1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter,
dan penampilan yang baik.
2. Menguasai permasalahan, dapat mencari
jalan keluar.
3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap
peserta.
4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1. Penyelenggaraan yang efektif dan
efisien.
2. Pemimpin Rapat harus :
a. Aktif, tegas, mampu membimbing,
mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b. Diterima sebagai pemimpin, punya
integritas dan konsekuen
c. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka
dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.
3. Hal-hal lain yang perlu :
a. Peserta rapat jangan berdebat tentang
hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b. Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c. Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak
dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d. Rapat jangan buru-buru selesai dan juga
terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil
1. Semua undangan/peserta hadir.
2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan
rapat.
3. Peserta aktif dan banyak masukan.
4. Masalah yang dirapatkan dapat
dipecahkan.
5. Sasaran yang direncanakan tercapai.
6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
9. TEKNIK DISKUSI
Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar
informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud
untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang
sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan
kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan.
Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan
pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi
1. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah
satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi,
dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
a. Penyajian bahan pokok oleh satu atau
beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh
pembicara lain (penyanggah / pembahas).
c. Tanggapan peserta diskusi (forum)
terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a. Seorang / lebih penceramah
menguraikan bahan pokok.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan
dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
3. Diskusi Panel
a. Bahan pokok disajikan oleh beberapa
panelis. Panelis meninjaumasalah dari segi tertentu.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan
forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
a. .Bahan pokok yang dipersiapkan
ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
b. Tiap peserta diminta pendapat dan
gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
e. Berbagai ide disimpulkan dan ditarik
benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan
pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi
1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan
catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2. Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok
pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan
menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang
benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus
pendapat lain.
3. Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak.
